inspHire Office

Alles wat u nodig hebt om uw onderneming moeiteloos te kunnen leiden.

Huur- en Verkooporder
verwerking
Logistieke Planning
en beheer
Personeel- en
bemanningsplanner
Asset
Tracker
Onderhoud
en Reparatie
Volledige Controle
en Overzicht
Boekhouding
en Financiën

inspHire Office Editie is ideaal voor bedrijven van elk formaat, van één gebruiker tot meerdere vestigingen, vol met krachtige, flexibele functies die het mogelijk maken uw gehele verhuurbedrijf eenvoudig te beheren.

Huur- en Verkooporder verwerking

In een druk verhuurbedrijf is efficiëntie de hoofddoelstelling bij het beheren van het gehele bedrijf van begin tot eind. inspHire Office Editie levert een veelvoud aan hulpmiddelen die u en uw team helpen om met minder inspanning en beter vermogen te werken.

Maak binnen enkele seconden offertes aan en zet deze naadloos over naar orders
Zie in één oogopslag wat beschikbaar is met Real Time product-beschikbaarheid
Creëer al de benodigde documenten voor de verhuur
Beheer in-huur, omruiling, huuronderbrekingen en verloren of beschadigd materieel
Registreer balieverkoop met contant betalingen, en maak verkooporders en -offertes aan
Volledige voorraadbeheer functionaliteit, waaronder onderdelen en verbruiksmaterialen met een voorraad-beweging en audit trail
Houdt minimale en maximale voorraadniveaus in de gaten
Geavanceerde zoekfunctie maakt het vinden van contracten super eenvoudig; zoeken op contractnummer, verkoper, klantnaam, datum of status en nog veel meer

Logistieke Planning en Management

Plan moeiteloos alle bewegingen van uw materieel, organiseer ritten en verzeker u ervan dat chauffeurs altijd op de juiste tijd en de juiste plek aanwezig zijn, in het bezit van alle benodigde documenten.

Beheer het aflever en ophalen, verplaatsingen tussen vestigingen en externe transporten
Knip en plak eenvoudig dagelijkse taken voor voertuigen of chauffeurs om uw ritten te regelen
Het gewicht van apparatuur worden in aanmerking genomen zodat een voertuig niet overbelast kan worden
Creëer eenvoudig al het benodigde papierwerk inclusief testcertificaten, afleverbonnen en een routesamenvatting voor alle chauffeurs
Wekelijkse leveringen en het ophalen weergave toont een algemeen overzicht van alle transportbewegingen om uw medewerkers te helpen de werkdruk beter te beheren
Werk papierloos. Indien nodig met een directe integratie van inspHire Mobiel

inspHire CRM

Uw klanten leren kennen, hun behoeften begrijpen en het bouwen van effectieve, langdurige en winstgevende relaties is van cruciaal belang in de huidige competitieve markt. inspHire CRM is een uitgebreide, maar eenvoudig te gebruiken systeem, speciaal ontworpen voor de verhuurindustrie en om u te helpen betere klantrelaties op te bouwen.

Ontdek meer over inspHire CRM

Personeel- en bemanningsplanner

Digitaliseer uw personeelsplanning en stap over naar papierloze processen met onze nieuwe en verbeterde tool voor Personeel- en bemanningsplanning.

Visualiseer geplande taken eenvoudig met behulp van de kalenderweergave en wijs vervolgens bemanning moeiteloos toe aan taken met de drag-and-drop functionaliteit.
Kruisverwijzing naar de licenties, certificaten en kwalificaties die elk bemanningslid bezit voor het toewijzen van hun taken.
Houd eenvoudig bij hoeveel uren elk bemanningslid werkt, met de mogelijkheid om urenstaten mobiel in te voeren.
Verbeter de communicatie binnen uw bedrijf met de onmiddellijke overdracht van gegevens.
Zorg voor nauwkeurigheid bij facturering en payroll met tweetrapsautorisatie, zodat de klant de gewerkte uren kan aftekenen met inspHire Mobile.

Asset Tracker

Door gebruik te maken van de verschillende Telematics-diensten zoals, JCB LiveLink, TrackUnit en CanTrack in combinatie met Google Maps is het met InspHire Office Edition nu mogelijk nog eenvoudiger bij te houden waar uw materiaal zich bevindt.

Zie wat de huidige locatie is van uw materiaal door middel van Google Maps.
Stel een werkgebied in van een depot; dit staat u toe om beter gebruik te maken van uw materiaal.
Door in te zoomen op een specifieke machine is het mogelijk details te zien over deze machine, zoals op welk contract het staat, en welke klant er op dit moment gebruik van maakt.
Filter op basis van depot, subgroep of contract status, om zo meer inzicht te krijgen waar welke machine zich bevindt.
Zie snel waar machines zich bevinden door middel van de zoek-functie.
Door uw Telematics-systeem te integreren met inspHire is het mogelijk meer dan alleen de locatie te zien, maar ook hoe lang de machine al in gebruik is, en wat de meterstand is.

inspHire Mobiel

Onderweg uw zaken regelen en toegang hebben tot verhuurinformatie waar en wanneer u deze nodig hebt. inspHire Mobiel geeft uw medewerkers het hulpmiddel om beter verbonden te zijn, te bezuinigen op papier en beter te worden in wat zij doen.

Ontdek meer over inspHire Mobiel

Service Onderhoud en Reparatie

Het beheer van service, onderhoud en reparatie van uw materieel kan een uitdaging zijn. Met volledig geïntegreerde Werkplaats functionaliteit binnen inspHire Office Editie kunnen gebruikers eenvoudig artikelen in- en uit onderhoud of reparatie boeken. Tevens kunnen zij materieel laten testen en ervoor zorgen dat deze veilig en gecertificeerd is en te allen tijde klaar voor verhuur.

Wijs onderdelen en arbeid toe aan opdrachten
Voer kleine of grote reparaties of diensten uit aan uw eigen materieel, evenals aan klantmaterieel
Maak snel werkplaatsopdrachten aan om ervoor te zorgen dat uw monteurs de locatie zo snel mogelijk kunnen bezoeken
Maak controlelijsten aam om ervoor te zorgen dat de opdrachten aan de regels voldoen
Er is altijd een historisch archief van de werkplaatsopdrachten beschikbaar, waardoor u een duidelijk beeld krijgt over hoe uw materieel, en die van uw klanten presteert, maar ook welke de meeste reparaties veroorzaken
Maak rechtstreeks inkooporders aan vanuit een werkplaatsopdracht
Analyseer de kosten en opbrengsten van elke opdracht inclusief de gebruikte afzonderlijke onderdelen en arbeidsuren
Volg de opbrengsten en kosten van uw reparaties met de ingebouwde kostenfunctionaliteit

Volledige Controle en Inzichtelijkheid

Houdt de controle over het gehele verhuurproces en beheer moeiteloos uw materieel, contracten en werkplaatsopdrachten. InspHire Office Editie geeft u volledig inzicht en transparantie over uw materieel, zodat u precies datgene ziet wat u nodig heeft.

Een gedetailleerd overzicht van de beschikbaarheid van het materieel voor nu en in de toekomst, waaronder de beschikbaarheid op andere vestigingen
Zie de totale hoeveelheid van materieel, bij wie deze zich bevindt en wanneer het zal worden geretourneerd zodat u vooruit kunt plannen en het gebruik kunt maximaliseren
Planning functionaliteit geeft u de volledige controle over de verhuur
Doorloop uw artikelgroepen en zoek naar artikelen
Beheer eenvoudig meerdere lagen van accessoires
Zie direct de status van uw materieel
Klik door voor alle relevante informatie betreffende de verhuur van materieel, zoals waar het is geweest en de historie van onderhoud en reparatie
Koppel bestanden en documenten zoals onderhoudsspecificaties, brochures, keuringsrapporten en nog veel meer
Boek materieel in-en uit onderhoud of reparatie, zie alle gerelateerde contracten, bekijk de inkooporders, werkplaatsopdrachten en gekoppelde accessoires

Accounting en Financiën

Naadloze integratie met honderden boekhoudpakketten en ERP-systemen, biedt een snelle en betrouwbare oplossing die uw cash flow kan verbeteren. inspHire Office Edition vermindert de administratieve last van het handmatig invoeren van transacties in uw boekhoud- of ERP-systeem.

Produceer in enkele minuten duizenden nauwkeurige huur-en verkoopfacturen
E-mail uw facturen aan klanten
Creëer inkooporders voor nieuw materieel, voorraad, extern transport en in-huur
Bekijk klantgegevens direct vanuit uw boekhoudpakket
Boek facturen rechtstreeks op uw verkoop, inkoop en grootboekrekeningen
Volledige registratie van uw activa
Genereer eenvoudig maandelijkse afschrijvingen door het instellen van een maandelijks afschrijvingspercentage tegen een artikel, wijs een grootboekrekeningnummer toe, en draai eenvoudigweg één keer per maand de maand-einde procedure
Bewaak uw eigen contant-klanten database en sla gedetailleerde gegevens op zoals identificatie-informatie, transactie historie, web-cam foto's en document bijlagen
Volg de kassa activiteiten, draai een Einde-Dag routine en bereken borg, betalingen en terugbetalingen
Een gedetailleerd overzicht van de status van elke klant waaronder oude schulden en openstaande facturen

Dashboards en Rapportage

Een krachtig volgsysteem voor prestaties, maakt complexe analyse eenvoudig. Real-time data en belangrijke bedrijfsinformatie in een eenvoudig formaat weergegeven, laat u in één oogopslag zien hoe uw bedrijf presteert op wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse basis. Draai op ieder moment uw rapporten, en pas deze aan zodat zij de informatie tonen die u nodig heeft om belangrijke beslissingen te nemen.

Tal van standaard rapporten gezien vanuit financieel, operationeel of bedrijf kritisch oogpunt
Verstuur rapporten automatisch per e-mail, intern of aan uw klanten, met het ingebouwde rapporten uitvoerschema
Maak actuele verhuuroverzichten zoals Wat-is-waar, Omzet-per-productgroep en nog veel meer
Zie in één oogopslag het Verbruik en de ROI van uw materieel met het krachtige verbruiks-analyse-rapport
Verkrijg op elk gebied een diepgaand inzicht van wat er omgaat in uw bedrijf
Herinneringen en uitzonderingsrapportage geven u de mogelijkheid om snel op de zaken in te springen
Ingebouwde web-gebaseerde dashboards geven u op ieder moment en waar u ook bent, belangrijke informatie

Andere populaire functies die uw bedrijfsprocessen verder kunnen verbeteren

WebPortal

Geeft uw klanten 24/7 toegang tot hun huurinformatie: toegang tot actuele en historische contracten, voeg artikelen toe aan contracten, verleng contractduur of beëindig deze, krijg toegang tot belangrijke documenten, zie wat in huur is en wat bijna beëindigd gaat worden, en geef hiermee uw klanten meer controle en bouw aan hun loyaliteit.

Snelle Facturatie

Versnel uw facturatie procedure; verstuur facturen als verzamelfactuur, of stel terugkerende facturatie in. Integratie met Outlook houdt in dat u elektronisch kunt versturen; verwijder het arbeidsintensieve invoer, verminder manuele interventie en menselijke fouten en creëer een logboek met alle informatie.

Documenten opslag

Met Scan-naar-PDF kunt u documenten scannen hetzij in bulk of individueel, en deze toevoegen aan materieel of contracten. Krijg eenvoudig toegang tot opgeslagen documenten, verstuur zakelijke documenten naar meerdere locaties met één druk op de knop, en her-print of e-mail kopieën van documenten naar klanten.

Smart View Herinneringen

Mis nooit meer iets. Stel automatische opdracht-herinneringen in voor huurcontracten, verkooporders, inkooporders, werkplaatsopdrachten, onderhoud en inspecties, zodat u meteen de meest relevante informatie kunt inzien, die bijdragen tot het verbeteren van de efficiëntie en de klantenservice.

Databescherming / AVG

InspHire biedt u de tools die nodig zijn voor naleving van de AVG. Deze tools maken het mogelijk om de toegang van bepaalde gebruikers te beperken, een volledig audittrail te bekijken van welke acties zijn ondernomen, te zoeken naar specifieke gegevens in het systeem en op grote schaal gegevens te bewerken of verwijderen.

Route Planning functionaliteit

Plan, beheer en optimaliseer eenvoudig en snel uw onderhoudsroutes. Met ingebouwde web-gebaseerde kaarten geeft inspHire u de middelen om terugkerende of eenmalige bezoeken ter plaatse op te zetten, materiaal dat toe is aan onderhoud of service te markeren en reistijden te berekenen.

E-mail marketing integratie

Verbeter de relaties met klanten en haal het beste uit elke contact met uw klant; creëer gerichte e-mail lijsten, stuur gepersonaliseerde e-mail marketing campagnes met gegevens uit inspHire CRM en gebruik rapportage om elke campagne uitkomst te analyseren.

PAT-Testing

Lees uw PAT-testresultaten naadloos in inspHire in, en sla deze op met Simply Pats, zodat uw materieel te allen tijde juridisch conform is, markeer testen als te laat of bijna te laat, creëer certificaten voor betrokken materieel, houd een register bij van alle testen en volg de historie van PAT getest materieel.

Zie hoe andere bedrijven gebruik maken van inspHire Office

Support

Wij hebben passie voor wat wij doen, en wij doen graag een stapje meer voor onze klanten. We willen uw bedrijf graag leren kennen en vanaf het begin met u samenwerken en u de best mogelijke software leveren voor uw bedrijf.

Training

Wij willen ons ervan verzekeren dat u het beste haalt uit uw inspHire software. Wij zullen u praktijkgerichte lessen, training en advies bieden over alle nieuwe functies die beschikbaar zijn en die nog meer zullen bijdragen aan een verbetering van uw bedrijfsprocessen.

Ontwikkelafdeling

Verkrijg voordeel uit onze doorlopende ontwikkeling en de product Wensenlijst. Wij zijn continue bezig met het creëren van innovatieve nieuwe functies en producten, gebruik makend van de laatste technologieën om u ervan te verzekeren dat u uw concurrenten voor blijft.

A Kerridge Commercial Systems Company